Документы ФГБУК «Государственный историко-археологический музей-заповедник «Херсонес Таврический», имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению. Музей-заповедник обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством (РОСАРХИВ), музей-заповедник обеспечивает комплектование архивных фондов, своевременную регистрацию, систематизацию документальных материалов, сданных на архивное хранение; создание научно-справочного аппарата к ним; обеспечение сохранности взятых на хранение архивных материалов; научно-архивный учет фондов и документов; контроль за соблюдением правил использования документов исследователями.

Для обслуживания научного архива музея-заповедника, для его беспрерывного и систематического комплектования, для проведения работ по хранению, учету и консервации документов, для эффективного использования архивных материалов в научно-исследовательской и других видах деятельности, для обеспечения информационной поддержки в различных направлениях музейной работы создан научно-архивный отдел. Научно-архивный отдел является структурным подразделением музея-заповедника, создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора, по административным вопросам подчиняется директору, по научным – заместителю директора по научной работе. Возглавляется заведующим научно-архивным отделом – Прохоровой Татьяной Александровной.

 
В настоящее время в научно-архивном отделе трудятся четыре специалиста − главный архивист, два архивиста первой категории и специалист по оцифровке. Сотрудники архива ежедневно заботятся о сохранности и следят за рациональным использованием архивных коллекций музея. Их труд не столь заметен, но весьма ощутим. Архивисты как никто иной знают о ценности архивных документов, которые являются носителями информации и, стало быть, исторической памяти. 

  
   

В обязанности архивистов входит проверка наличия и состояния документов, топографирование документов, проведение целевой экспертизы ценности документов, прием документов на постоянное и временное хранение, выдача документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения, научное описание документов архива, усовершенствование и переработка описей, ведение каталогов и баз данных, подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива, отбор документов, археографическое оформление и их комментирование для документальных публикаций, учет и регистрация лиц, работающих в архиве, обслуживание пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

Помимо этого, научно-архивный отдел участвует в составлении исторических информационных справок по материалам архива по запросам СМИ, подготовке и экспонированию тематических выставок архивных документов, разработке научной темы на базе архивных материалов, подготовке и проведению занятий для студентов вузов по истории исследования Херсонеса и истории формирования и развития музея-заповедника на базе архивных материалов. Сотрудники отдела разрабатывают ряд научных тем по истории исследования Херсонеса и истории музея, принимают участие в научных конференциях, публикуют статьи и монографии, выступают с лекциями и докладами. 

Важной частью работы архива является сканирование документов и создание электронного страхового фонда, для чего в музее существует должность специалиста по оцифровке. Этот фонд, создаваемый в настоящее время, позволяет работать с электронной версией документа, не обращаясь к подлиннику. Таким образом, архив решает две задачи – хранения и пользования, материалы выводятся из повседневного обращения и консервируются, а у исследователей появляется возможность работать с точными электронными копиями документов.

   

       
Возникновение научного архива ФГБУК «Государственный историко-археологический музей-заповедник «Херсонес Таврический» связывают с началом деятельности первого официального музея на территории Херсонеса. Традиционной датой основания музея в Херсонесе считается 9 (21) августа 1892 года – именно в этот день музей принял своих первых посетителей. Этому предшествовали 65 лет археологического изучения городища, начиная с первых раскопок лейтенанта Крузе в 1827 году и заканчивая интенсивными раскопками Императорской археологической комиссии, которые велись отныне ежегодно с 1888 года. С появлением археологического центра в Херсонесе и с тех пор, как раскопки приобрели регулярность и системность, появились предпосылки к появлению музея в Херсонесе. С первых лет в музее – так называемом «Складе местных древностей» – активно велась научно-исследовательская, просветительская, экскурсионная, реставрационная деятельность, формировалась своя научная библиотека и архив.

Начало формирования архивной коллекции было положено руководителем раскопками в Херсонесе в 1888–1907 гг. и первым заведующим музеем древностей (с 1892 г.) Карлом Казимировичем Косцюшко-Валюжиничем (1847–1907). Написанные им отчёты для Императорской археологической комиссии о результатах археологических исследований Херсонесского городища и его округи, собранные им финансовые документы (счета, финансовые отчёты, выписки и накладные), письма, газетные вырезки, описи предметов и книги для посетителей составляют основу первого массива документных материалов архивного собрания. Эту коллекцию дополняют чертёжные и картографические материалы, а также фотодокументы – портреты, фотографии предметов и раскопов, открытки с видом экспозиционных залов музея и площадей раскопок, являющиеся важными источниками визуальной информации по истории музея. 


      
После смерти К. К. Косцюшко-Валюжинича с 1908 г. по 1914 г. исследования в Херсонесе проводились под руководством заведующего раскопками Р. Х. Лёпера. В сентябре 1914 г. в Херсонес был командирован для временного заведования и составления отчётов о раскопках Л.А. Моисеев. В декабре 1915 г. он был принят членом Археологической комиссии и назначен заведующим раскопками и «Складом местных древностей». 

               
             
Революционные события в России в 1917 г. отразились на всех сферах жизни страны, в том числе и музейной. В 1925 г. «Склад местных древностей» был реорганизован в Херсонесский археологический музей и площадь раскопок. Именно тогда научный архив был выделен в обособленную коллекцию, подлежащую отдельному от фондов учёту помимо основных четырёх отделов музея. Согласно Паспорту Херсонесского музея за 1929 г., в архиве музея хранилось 338 предметов, 452 единицы в картотеке и 2868 единиц хранения в фототеке музея. 

Первостепенное значение собирания коллекций и относящихся к ним документов для музея-заповедника, названного основной задачей его деятельности, было закреплено Положением о государственном историко-археологическом Херсонесском музее и площади раскопок в 1939 г.

Согласно Положению о музее-заповеднике в 1978 г., «учитывая необходимый объём и научное значение Херсонеса», заповедник был признан научно-исследовательским и культурно-просветительским учреждением, поэтому наличие в его структуре научно-архивного отдела и научной библиотеки было строго обязательным. В 1986 г. в архивном собрании хранились следующие коллекции: документальные материалы − отчёты об археологических исследованиях, рукописи, документы по организации научной, выставочной, просветительской деятельности и пр. (5020 ед. хр.), чертежи, планы и карты (5440 ед. хр.), фотонегатека (69060 ед. хр.). 

Положением о Национальном заповеднике «Херсонес Таврический» в 1994 г. определено, что музей-заповедник формирует собственный научный архив из научных отчётов о раскопках и полевой документации, рукописей, графических документов и фотоматериалов, проектов реконструкций, паспортов на археологические памятники, научной переписки и документации, протоколов Учёного, научно-методического советов и других совещательных органов, научно-административной документации. Данные положения были подтверждены учредительными документами при реорганизации музея-заповедника в 2014 и 2016 гг.

Архив комплектовался из материалов (отчетов, полевой документации, фотографий) по результатам раскопок, личных архивов исследователей, консервационных и реставрационных работ, материалов культурно-просветительского и финансово-хозяйственного характера, а также делопроизводственных бумаг. Сегодня научный архив Государственного музея-заповедника «Херсонес Таврический» представляет собой собрание разнообразных по характеру и происхождению материалов, общее число которых составляет более 205 тысяч единиц хранения. 


     
Архивные фонды представлены архивными коллекциями, состоящими из отдельных групп архивных документов. Основу научного архива составляет комплекс документов на бумажной основе, сформированных в дела (тома, принимаемые за единицу хранения). В состав документного фонда (№ 1) включены рукописи научных отчетов об археологических исследованиях памятников Херсонеса и Гераклейского полуострова, документы и материалы по научно-исследовательской работе (научная переписка, рукописи научных работ, диссертации, дипломные работы, документы по охране памятников археологии, паспорта на памятники археологии округи Херсонеса, документы по реставрации и консервации археологических памятников Херсонеса и Гераклейского полуострова, проекты реконструкций археологических объектов), переписка с правительственными учреждениями, деятелями науки и научными обществами по вопросам организации и ведения археологических исследований Херсонеса и округи, документы по истории создания и развития музея, научно-просветительной и экспозиционной работе – переписка, тематико-экспозиционные планы, научные справки, методразработки экскурсий, рукописи лекций, документы и материалы по научно-издательской работе – рукописи и макеты научных и научно-популярных изданий заповедника, публикации о Херсонесе в периодической печати, документы по планированию и координации научной работы – планы и отчеты, протоколы научных совещаний и заседаний Ученого совета, документы по организации и проведению на базе Херсонеса научных конференций, документы по делопроизводству, а также документы личного происхождения, относящиеся к деятельности К. К. Косцюшко-Валюжинича, Р. Х. Лёпера, Н. В. Пятышевой, И. А. Антоновой, С. Ф. Стржелецкого, Л. А. Моисеева. 

   

Помимо фонда документов в составе научно-архивного отдела хранятся также материалы, дополняющие документы основного архивного фонда − фонд графических материалов (общие планы Херсонеса и Гераклейского полуострова, отдельных участков Крымского полуострова; полевые и чистовые чертежи участков раскопок и отдельных исследованных археологических памятников Херсонесского городища, Гераклейского полуострова и округи Херсонеса; оборонительных стен и башен; городских кварталов, жилых, хозяйственных и производственных помещений и комплексов; христианских храмов и базилик, некрополей и могильников; сельскохозяйственных усадеб, рисунки и реконструкции отдельных памятников; мозаик и фресок из раскопок средневековых христианских храмов, эстампажи эпиграфических памятников) и фотодокументы (негативы и фотографии общих видов Херсонесского городища и памятников Гераклейского полуострова; негативы и фотографии, фиксирующие процесс раскопок археологических памятников на территории Херсонеса и его округи, Гераклейского полуострова; негативы и фотографии памятников, найденных во время раскопок; негативы и фотографии, фиксирующие процесс создания и развития музейных экспозиций; портреты исследователей Херсонеса, деятелей Императорской археологической комиссии и Одесского общества истории и древностей; иллюстрации к лекциям, читаемым сотрудниками заповедника, жанровые снимки, иллюстрации к музейным выставкам), выделенные также в самостоятельные коллекции.

  
 
Для удобства поиска и использования архивных материалов в архиве создан научно-справочный аппарат, который имеет следующую систему:
1) «Летопись раскопок» – научные отчеты об археологических исследованиях Херсонеса и округи (с 1888 года); 
2) «Научный архив» – отчеты об исследованиях Херсонеса и округи и научные материалы (по географическому признаку с 1888 года); 
3) «Общий архив» – дела и документация по вопросам научной, научно-исследовательской, научно-просветительной деятельности и делопроизводству (в хронологической последовательности с 1888 года); 
4) «Именной каталог» – по алфавитному признаку авторов отчетов о раскопках и научных работ – с 1888 года; 
5) «Предметно-тематический» – по тематическому признаку с краткими аннотациями документов с 1888 года; 
6) «Сводный именной каталог» – общий каталог архивный дел, чертежей и не¬гативов по именному признаку – с 1888 года.

Каталоги чертежного фонда насчитывают 9 каталожных ящиков: «Каталог чертежей» с 1888 года и «Систематизированный каталог негативов чертежей». Каталоги фотонегатеки составлены по предметному и географическому признаку и насчитывают 58 каталожных ящиков. Отдельно выделен каталог вспомогательного фонда и каталог документов на электронных носителях.