Профессиональный праздник – День архивов – в Российской Федерации был установлен 5 марта 2003 года решением коллегии Федеральной архивной службы нашей страны. Дата была выбрана не случайно. 28 февраля (по новому летоисчислению этот день приходится на 10 марта) 1720 года Петром I подписан «Генеральный регламент или Устав». Это был первый в России общегосударственный правовой акт, определивший основы организации централизованной системы архивного дела в стране. Он ввёл во всех органах власти архивы и государственную должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…». Помимо этого, «Генеральный регламент или Устав» определял порядок работы с документами и правила их дальнейшего хранения.

Документы ФГБУК ГИАМЗ «Херсонес Таврический», имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению. Музей-заповедник обеспечивает сохранность, учёт, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством (Росархив), музей-заповедник обеспечивает комплектование архивных фондов; своевременную регистрацию, систематизацию документальных материалов, сданных на архивное хранение; создание научно-справочного аппарата к ним; сохранность взятых на хранение архивных материалов; научно-архивный учёт фондов и документов; контроль за соблюдением правил использования документов исследователями.

В настоящее время в отделе трудятся четыре специалиста: главный архивист, два архивиста первой категории и специалист по оцифровке. Все они ежедневно заботятся о сохранности и следят за рациональным использованием архивных коллекций музея. Их труд не столь заметен, но весьма ощутим. Архивисты как никто иной знают о ценности архивных документов, которые являются носителями информации и, стало быть, исторической памяти.

В обязанности архивистов входят проверка наличия и состояния документов, их топографирование, проведение целевой экспертизы ценности документов, приём документов на постоянное и временное хранение, выдача документов из архивохранилища, их приём и размещение на местах хранения, научное описание документов архива, усовершенствование и переработка описей, ведение каталогов и баз данных, подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива, отбор документов, археографическое оформление и их комментирование для документальных публикаций, учёт и регистрация лиц, работающих в архиве, обслуживание пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам.

Начало формирования архивной коллекции было положено руководителем раскопками в Херсонесе 1888–1907 годов и первым заведующим музеем древностей (с 1892 года) – Карлом Казимировичем Косцюшко-Валюжиничем (1847–1907). Написанные им отчёты для Императорской археологической комиссии о результатах археологических исследований Херсонесского городища и его округи, собранные им финансовые документы (счета, финансовые отчёты, выписки и накладные), письма, газетные вырезки, описи предметов и книги для посетителей составляют основу первого массива документных материалов архивного собрания. Эту коллекцию дополняют чертёжные и картографические материалы, а также фотодокументы: портреты, фотографии предметов и раскопов, открытки с видом экспозиционных залов музея и площадей раскопок, являющиеся важными источниками визуальной информации по истории музея.

Архивные фонды представлены коллекциями, состоящими из отдельных групп архивных документов. Основу научного архива составляет комплекс документов на бумажной основе, сформированных в дела (тома, принимаемые за единицу хранения). В состав документного фонда № 1включены рукописи научных отчётов об археологических исследованиях памятников Херсонеса и Гераклейского полуострова; документы и материалы по научно-исследовательской работе (научная переписка, рукописи научных работ, диссертации, дипломные работы, документы по охране памятников археологии, паспорта на памятники археологии округи Херсонеса, документы по реставрации и консервации археологических памятников Херсонеса и Гераклейского полуострова, проекты реконструкций археологических объектов); переписка с правительственными учреждениями, деятелями науки и научными обществами по вопросам организации и ведения археологических исследований Херсонеса и округи; документы по истории создания и развития музея, научно-просветительной и экспозиционной работе (переписка, тематико-экспозиционные планы, научные справки, методразработки экскурсий, рукописи лекций); документы и материалы по научно-издательской работе (рукописи и макеты научных и научно-популярных изданий заповедника, публикации о Херсонесе в периодической печати); документы по планированию и координации научной работы (планы и отчёты, протоколы научных совещаний и заседаний учёного совета, документы по организации и проведению на базе Херсонеса научных конференций); документы по делопроизводству, а также документы личного происхождения, относящиеся к деятельности К. К. Косцюшко-Валюжинича, Р. Х. Лёпера, Н. В. Пятышевой, И. А. Антоновой, С. Ф. Стржелецкого, Л. А. Моисеева.

Научный архив динамично развивается, пополняется и активно используется в научно-исследовательской, выставочной, научно-просветительской, издательской, методической деятельности музея-заповедника, являясь надежным источником информации.